SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS Y COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

En este artículo presentamos como sucede la comunicación organizacional de una manera natural y como un Sistema de Recursos Humanos puede ayudarnos mucho como profesioanles de Recursos Humanos.

Redes formales de grupos pequeños

Las redes formales de las organizaciones pueden ser muy complicadas. Por ejemplo, pueden abarcar cientos de personas y media docena o más de niveles jerárquicos. Para simplificar nuestra discusión, condensamos estas redes en tres grupos pequeños comunes de cinco personas cada uno. Estas tres redes son la cadena, la rueda y la red multicanal. Aunque estas tres redes han sido muy simplificadas, nos permiten describir las características peculiares de cada una.

La cadena sigue rígidamente la línea formal de mando. Esta red se aproxima a los canales de comunicación que se encuentran en una organización rígida de tres niveles. La rueda tiene una figura central que funge como el conducto para la comunicación de todo el grupo. Simula la red de comunicación que se encuentra en un equipo con un líder fuerte. La red multicanal permite a todos los miembros del grupo comunicarse unos con otros. En la práctica, distingue a los grupos autodirigidos, en los que todos los integrantes tienen la libertad de dar su aportación y nadie asume un papel de liderazgo.

En un Sistema de Recursos Humanos podrás establecer los canales de comunicación necesarios para que ésta fluya de una manera eficiente y estable

Rumores

El sistema formal no es la única red de comunicaciones en un grupo u organización, pues también hay una informal llamada rumores. Aunque los rumores sean informales, eso no quiere decir que no sean una fuente importante de información. Por ejemplo, en una encuesta se encontró que 75 por ciento de los empleados se enteran primero de los temas a través de rumores.

Los rumores poseen tres características. Primera, que no los controla la administración. Segunda, que la mayoría de los empleados les conceden más credibilidad que a los comunicados formales emitidos por la dirección. Tercera, sirven sobre todo a los intereses personales de los involucrados.

En uno de los estudios más famosos sobre los rumores se investigaron las pautas de comunicación de 67 trabajadores de nivel gerencial en una pequeña fábrica. El objetivo era averiguar con cada destinatario cómo recibió una información y luego remontarla hasta su origen. Se encontró que, al tiempo que los rumores eran una fuente de información importante, sólo 10 por ciento de los ejecutivos hacían de enlaces, es decir, pasaban la información a más de otra persona. Por ejemplo, cuando un ejecutivo decidió renunciar para cambiarse al sector de las aseguradoras, 81 por ciento de los otros ejecutivos lo sabían, pero sólo 11 por ciento comunicaron el dato a otros.

También vale la pena anotar otras dos conclusiones de este estudio. La información sobre los acontecimientos de interés general pasa entre funciones principales en lugar de circular en su interior. Asimismo, no hay pruebas de que ningún grupo fungiera como enlace, sino que la información pasaba por distintas personas, según su tipo.

En una repetición del estudio, esta vez con empleados de una pequeña oficina de un gobierno estatal, se encontró que sólo 10 por ciento actuaban como en- laces.14 El resultado es interesante, porque esta repetición contenía una gama más amplia de empleados tanto de operaciones como de gerencia. Pero aquí la información circuló dentro de los grupos de funciones, más que entre ellos. Se propuso que esta discrepancia obedecía quizá a que se comparaba una muestra exclusivamente de ejecutivos con otra que también tenía empleados generales. Por ejemplo, los gerentes sienten mayores presiones para estar informados y por ende cultivan el trato con personas fuera de su grupo inmediato. Asimismo, en contraste con los resultados del estudio original, en la repetición se encontró en la dependencia gubernamental un grupo constante de sujetos que fungían como enlaces y transmitían la información.

¿Es digna de crédito la información que circula como rumor? Las pruebas indican que aproximadamente 75 por ciento de lo que se dice es cierto. ¿Pero qué condiciones favorecen la circulación viva de rumores? ¿Qué los echa a rodar?  extranet, para que los compradores se comuniquen fácilmente con sus proveedores y para que éstos verifiquen el estado del inventario de sus productos en las tiendas.

Videoconferencia
Las videoconferencias son una extensión de los sistemas de intranet y extranet. Permiten a los empleados de la organización sostener juntas con personas ubicadas en otros lugares. A través de audio y video en vivo, los empleados se ven, se escuchan y hablan entre ellos. En efecto, la tecnología de videoconferencia permite a los empleados realizar juntas interactivas sin necesidad de que todos se encuentren en el mismo sitio.

A finales de la década de 1990 las videoconferencias se realizaban básicamente desde salones especiales equipados con cámara de televisión y ubicadas en las instalaciones de una compañía. Más recientemente, las computadoras personales llevan cámaras y micrófonos, con lo que las personas pueden entablar estas conferencias sin dejar su escritorio. A medida que bajen los precios de esta tecnología, es probable que cada vez más las videoconferencias sean consideradas como una alternativa a los viajes caros y tardados.

Las comunicaciones computarizadas (como en un Sistema de Recursos Humanos) cambian la forma en que nos comunicamos en las organizaciones. En concreto, ya no es necesario que los empleados se encuentren en su lugar o en su escritorio para “estar disponibles”. Radiolocalizadores, celulares y comunicadores personales permiten llegar a los empleados cuando están en una reunión, durante el almuerzo, mientras visitan a un cliente del otro lado de la ciudad o mientras juegan al golf una mañana de sábado. La línea entre la vida laboral y la vida privada del empleado ya no es nítida. En la era electrónica, todos los empleados, en teoría, están en funciones las 24 horas del día, los siete días de la semana.

Límites organizacionales

Los límites de la organización se hacen menos importantes como resultado de las comunicaciones computarizadas. Con las computadoras enlazadas, los empleados saltan los niveles verticales de la organización, trabajan tiempo completo desde casa o en otro lugar aparte de las instalaciones de la organización y entablan constantemente comunicación con miembros de otras organizaciones. El investigador de mercados que quiere discutir un asunto con el vicepresidente de marketing, puede pasar sobre las personas intermedias y enviar directamente un mensaje de correo electrónico. Con ello, la tradicional jerarquía de estatus, determinada en buena medida por el nivel y el acceso, queda denegada. O bien nuestro investigador decide mudarse a las islas Caimán y trabajar en casa por medios electrónicos en lugar de hacer sus labores en la oficina de la compañía en Chicago. Cuando la computadora de un empleado está enlazada con las de proveedores y clientes, los límites de la organización se borran más. Por citar un ejemplo, como las computadoras de Levi Strauss y Wal-Mart están enlazadas, Levi puede supervisar el inventario en Wal-Mart de sus vaqueros para resurtir mercancía según se necesite, con lo que se oscurece la distinción entre empleados de Levi y empleados de Wal-Mart, todas estas interaciones en un Sistema de Recursos Humanos es lo que se vive en el día a día.